A boa gestão de um negócio está relacionada a diversas práticas empresariais, que somadas, garantem o crescimento e sucesso do empreendimento. Entre elas, uma das mais importantes diz respeito ao departamento contábil, que é responsável pelo correto cumprimento das obrigações fiscais. A primeira regra para atingir a eficiência nesse setor é a correta organização dos documentos fiscais de uma empresa.
Pensando nisso nós da Gera3 dedicamos esse blog a ensinar boas práticas de organizar seus documentos fiscais
escolha um local específico para as notas e documentos fiscais estarem
O primeiro passo para começar a organizar os seus documentos fiscais, é definir um local onde serão armazenados todos esses dados. A estratégia vai depender do tamanho do seu negócio e do fluxo de documentos emitidos. O mais importante aqui é definir um local adequado, longe de calor, umidade e elementos deterioradores, o que estende a vida útil dos documentos e facilita a consulta e busca de informações sempre que se fizer necessário.
organize os papéis por categorias
Quando for definir a organização dos documentos da sua empresa, tenha em mente o volume de papéis que serão armazenados e qual prática se adapta melhor a sua demanda de emissão e a sua necessidade de consulta. As maneiras de categorização mais comuns são:
- data
- tipo de documento
- cliente
Uma sugestão também é criar subcategorias. Por exemplo, você pode ordenar por clientes. Então em cada pasta de cada cliente, você divide por data de emissão.
defina um dia exato para o arquivamento
Se você tem uma demanda baixa de documentos fiscais, é possível definir pequenas práticas diárias de organização e armazenamento desses documentos. Isso vai ajudar na sua rotina de trabalho e facilitar no momento de consultar informações.
Contudo, se você tem uma empresa maior, com uma demanda mais alta de documentos fiscais, é muito importante adotar práticas específicas de organização e arquivamento. Normalmente, organizações mais extensas possuem equipes de profissionais que trabalham no setor contábil exclusivamente voltados para a emissão de notas dessa natureza. Por isso, é essencial que toda a equipe esteja alinhada e adote os mesmos costumes, envolvendo o manejo desses importantíssimos documentos.
Após alinhados, defina um dia exato para o arquivamento, que variando de acordo com sua demanda pode ser de 15 em 15 dias ou de 1 vez por mês.
armazene por, pelo menos, 5 anos
Notas fiscais, físicas e eletrônicas, precisam ser guardadas por cinco anos. Documentos mais velhos do que isso, podem ser separados em um arquivo morto. Isso faz com que os documentos que ainda podem ser solicitados pela fiscalização fiquem melhor organizados.
atualize-se sempre
Sistemas de gestão ajudam a otimizar processos relacionados ao controle das notas fiscais. É o caso do software para emissão de notas eletrônicas, que automatiza a tarefa. Assim, há economia de tempo, uma vez que a emissão é feita em poucos cliques, e redução de erros. E nisso, você pode contar com a Gera3, nossos sistemas são sempre atualizados com a SEFAZ e te permitem ficar sempre atualizados com as últimas normas e organizado
