Uma boa gestão do tempo é essencial para crescer mais rápido. Você nunca reparou quantas horas gasta com e-mails desnecessários, reuniões improdutivas e redes sociais? A lista de distrações é enorme, e a falta de foco, um dos motivos para a ineficiência.
Mas ficar só reclamando do mundo moderno e da hiper conectividade não vai adiantar nada.
A gestão do tempo nas empresas é a administração das horas de trabalho dos colaboradores. Ela pode ser feita pelo próprio funcionário, que deseja render mais, ou pelo líder da equipe, que deseja melhorar os resultados do time.
O objetivo da gestão do tempo é utilizar cada momento de trabalho da maneira mais eficiente possível para aumentar a produtividade, bater as metas e melhorar os resultados.
- Para o colaborador, esse tipo de preocupação significa maior sucesso em suas tarefas e mais chances de crescimento na organização;
- Para o empreendedor, resulta em maior faturamento, custos reduzidos e elevação da eficiência;
E como dominar a gestão do tempo e atingir esses resultados?
Existem muitos caminhos diferentes, como softwares de organização de tarefas, disciplina mental, cobranças dos chefes, reuniões de produtividade, entre outros.
A primeira medida que o empreendedor deve tomar é ter consciência sobre a importância da gestão de tempo. Suponhamos que você tenha uma empresa de varejo, por exemplo. Fatores como abertura e fechamento da loja, gestão de vendas, controle de estoque e atendimento ao cliente demandam tempo – por isso, ele precisa ser bem aproveitado.
Então, é necessário mapear todas essas atividades e controlar o tempo gasto em cada uma. Mas qual a real importância disso?
Em um artigo para a revista Entrepreneur, a gerente de marca Dipti Parmar afirma:
O controle do tempo elimina a redundância e otimiza os processos de trabalho. Isso faz com que você reduza os custos gerais do negócio.
Mas os benefícios vão além disso. Otimizando as atividades dos funcionários, a empresa ganha produtividade, o que pode ter impacto direto na qualidade do serviço que você oferece ao cliente.
Sem contar que, com o gerenciamento, os processos da equipe se tornam mais organizados. Pense no seu negócio como uma máquina: todas as engrenagens precisam rodar plenamente para que o produto final seja satisfatório.
Desafios da gestão de tempo e produtividade
Gestão do tempo tem tudo a ver com a produtividade, e a produtividade, com os resultados financeiros da empresa.
É preciso compreender que esse gerenciamento requer mudanças de hábitos e de comportamento dos funcionários. Isso, na maioria dos casos, só é possível quando também há uma mudança na cultura da empresa – algo que depende da liderança.
Por isso, avalie alguns aspectos do negócio. Como você orienta os seus funcionários a lidar com imprevistos? Como eles identificam as tarefas prioritárias? E mais: como você ajuda os profissionais a otimizarem as atividades?
Também é necessário ter uma relação direta com os funcionários, para que todos possam mapear erros na gestão do tempo, identificando quais fatores atrapalham a produtividade e quais medidas podem solucionar o problema.
Mas nada disso será útil se a equipe não souber lidar com as distrações no trabalho.
Especialista em produtividade, Maura Thomas destaca em um texto para a Harvard Business Review:
“A raiz dos problemas da equipe não é gerenciar o tempo, mas gerenciar a atenção”.
Vamos voltar ao exemplo da empresa de varejo. Geralmente, as lojas recebem muitos e-mails de consumidores, e responder a todos eles demanda tempo. Esse é um dos principais desafios à produtividade nesse tipo de negócio.
Para que o funcionário não pare o que está fazendo a cada mensagem recebida, uma boa alternativa seria criar um mecanismo de resposta automática, informando ao consumidor que entre em contato por telefone, caso o assunto seja urgente.
Desse modo, você evita que o profissional perca a produtividade desenvolvendo uma tarefa que não é tão urgente. Estratégias como essa são simples, mas fazem a diferença no cotidiano da empresa.
